Por que a leitura de código de barras interessa a quem cuida de estoque
A leitura de código de barras parece um assunto resolvido: a etiqueta está lá, o leitor apita e a vida segue. Mas poucos ambientes testaram essa tecnologia com tanto rigor quanto os hospitais, onde um item trocado não gera apenas uma devolução, e sim um risco à vida. O que os pesquisadores descobriram nesses ambientes vale ouro para qualquer operação de estoque, expedição ou produção: o código de barras reduz muito o erro humano, mas só quando a etiqueta é legível e o processo foi desenhado para que a leitura aconteça de verdade.
Neste artigo reunimos dois estudos de referência, publicados por equipes de Harvard, da Universidade da Pensilvânia e da Universidade de Wisconsin, e traduzimos as lições para a rotina de quem trabalha com etiquetas no dia a dia.
O que o estudo do Brigham and Women's Hospital mostrou
Em 2010, pesquisadores do Brigham and Women's Hospital, hospital de ensino ligado à Harvard Medical School, publicaram no New England Journal of Medicine uma comparação entre unidades que conferiam medicamentos por leitura de código de barras e unidades que ainda não usavam o sistema (Poon e colaboradores, NEJM (2010)). Os números chamaram a atenção do setor inteiro (resumo na Pharmacy Times (2010)):
- redução relativa de 41% nos erros de administração de medicamentos nas unidades com leitura de código de barras;
- queda do risco de eventos adversos potenciais de 3,1% para 1,6%;
- eliminação completa dos erros de transcrição, aqueles que nascem quando alguém copia uma informação à mão de um lugar para outro.
Repare no terceiro ponto. O erro de transcrição é exatamente o mesmo que acontece num depósito quando alguém digita o SKU, anota a quantidade num papel ou confere o pedido pelo olho. Quando a leitura substitui a digitação, essa categoria inteira de falha simplesmente deixa de existir.
Cada vez que uma pessoa digita um código que poderia ser lido, a operação abre uma porta para o erro. A etiqueta legível fecha essa porta.
O outro lado: quando a etiqueta não lê, as pessoas contornam
Dois anos antes, um grupo liderado por Ross Koppel, da Universidade da Pensilvânia, com pesquisadores da Universidade de Wisconsin, investigou por que sistemas de código de barras nem sempre entregavam o resultado prometido (Koppel e colaboradores, JAMIA (2008)). Eles identificaram 15 tipos de "atalhos" usados pelas equipes e 31 causas para esses atalhos.
Entre as causas, aparecem justamente problemas de etiqueta:
- códigos de barras de medicamentos rasgados, dobrados, gastos ou ausentes, ligados a mais de 5 mil registros de leitura ignorada em um único mês;
- pulseiras de identificação cortadas, borradas ou degradadas por líquidos, com mais de 3,6 mil registros no mesmo período;
- alertas do sistema ignorados em 10,3% das administrações de medicamentos documentadas.
O efeito colateral mais grave foi o improviso: cópias do código grudadas no carrinho, no leitor ou no batente da porta, para "facilitar" a leitura. O sistema continuava apitando, mas já não conferia nada. Os autores associam esse tipo de contorno a erros de identificação.
Uma etiqueta que falha na leitura não gera só retrabalho: ela ensina a equipe a burlar o processo.
Como levar essas lições para o seu estoque
Depósitos e linhas de produção vivem versões muito parecidas desses problemas. A etiqueta de prateleira desbota, a etiqueta da caixa amassa no transporte, alguém cola uma cópia do código na bancada para não precisar ir até o produto. Para evitar que a leitura de código de barras vire teatro, vale seguir alguns cuidados práticos.
- Escolha o material pelo ambiente. Câmara fria, umidade, atrito e luz solar destroem etiquetas comuns. Papel couché com ribbon adequado, BOPP ou poliéster resistem a condições diferentes. Leia também nosso guia sobre durabilidade de etiqueta por ambiente.
- Use a tecnologia de impressão certa. A impressão térmica direta é ótima para etiqueta de envio de vida curta; para identificação de longa duração, a transferência térmica preserva o código por muito mais tempo.
- Garanta contraste e zona de silêncio. Barras bem pretas sobre fundo claro e a margem livre nas laterais do código fazem diferença real na primeira leitura.
- Proíba códigos "avulsos". Cópias de etiqueta coladas em bancadas, leitores ou carrinhos devem ser tratadas como desvio de processo, exatamente como o estudo de Koppel recomenda olhar para os contornos.
- Meça as leituras manuais. Se o sistema permite digitar o código quando a leitura falha, registre quantas vezes isso acontece e em quais itens. É o melhor indicador de etiqueta com problema.
Leitura de código de barras e processo: os dois precisam andar juntos
Os próprios autores do estudo de Harvard alertam que o resultado exigiu mudanças no fluxo de trabalho e atenção cuidadosa à implantação. Na prática, isso significa que comprar leitores e imprimir etiquetas não basta. É preciso definir em quais pontos a leitura é obrigatória (recebimento, armazenagem, separação, conferência e expedição), treinar a equipe e revisar o processo quando a leitura atrapalha em vez de ajudar.
Um bom teste é acompanhar um pedido do início ao fim e perguntar, em cada etapa: alguém precisou digitar, anotar ou conferir no olho? Cada resposta "sim" é uma oportunidade de colocar uma etiqueta legível no lugar certo. Se o seu foco é a separação de pedidos, veja como o endereçamento com etiquetas reduz erros no picking.
Sinais de que suas etiquetas estão sabotando a leitura
- o operador precisa passar o leitor duas ou três vezes no mesmo item;
- há códigos digitados à mão com frequência no sistema;
- etiquetas de prateleira estão apagadas, riscadas ou descolando nas bordas;
- existem cópias de código coladas fora do produto ou do endereço;
- o inventário mostra divergências recorrentes nos mesmos itens.
Qualquer um desses sinais indica que o ganho prometido pelo código de barras está escapando pela qualidade da etiqueta ou pelo desenho do processo.
Conclusão: a etiqueta é a parte do sistema que todo mundo toca
Os hospitais mostraram que a leitura de código de barras pode cortar erros em mais de 40% e eliminar falhas de transcrição. Mostraram também que etiquetas danificadas e processos mal desenhados levam as equipes a contornar o sistema, anulando o benefício. Para a sua operação, a lição é direta: invista em etiquetas feitas para o ambiente onde vão viver, imprima com a tecnologia adequada e trate cada leitura que falha como um sinal a ser corrigido. A Sul Etiquetas pode ajudar a escolher o material, o adesivo e o ribbon certos para que cada código seja lido na primeira tentativa.